Витяги з ДРАЦС: види, призначення та як отримати за кордоном
Державний реєстр актів цивільного стану (ДРАЦС) — це електронна база, в якій зберігаються всі записи про народження, шлюб, розлучення, смерть та зміну імені громадян України. Витяг із цього реєстру є офіційним документом, що відображає актуальний стан запису на момент звернення, включно з усіма змінами та виправленнями, внесеними після первинної реєстрації.
Принципова відмінність витягу від свідоцтва полягає в тому, що свідоцтво — це паперовий документ, виданий одноразово в момент події, тоді як витяг формується щоразу заново і містить повну актуальну інформацію. Саме тому нотаріуси, суди та іноземні установи дедалі частіше вимагають витяг, а не свідоцтво.
Реєстр запрацював у грудні 2008 року. Якщо подія відбулась раніше і запис не перенесено до електронної бази, необхідно звертатись до архіву відповідного відділу РАЦС.
Які форми витягів існують
Наказом Міністерства юстиції затверджено дев'ять офіційних форм. Кожна призначена для конкретної ситуації.
Витяг про народження — найпоширеніший документ. Підтверджує факт реєстрації народження, містить дані про батьків і використовується при оформленні паспорта, підтвердженні родинних зв'язків, спадкових справах та отриманні громадянства іншої країни. Отримати його можуть батьки, опікуни або сама особа після досягнення 16 років.
Витяг про шлюб (базова форма) — підтверджує факт укладення шлюбу, містить дані обох партнерів та прийняті після шлюбу прізвища. Потрібен для підтвердження сімейного стану, соціальних виплат, нотаріальних дій.
Витяг про шлюб із дошлюбним прізвищем — окрема форма, яка фіксує прізвище особи до і після шлюбу. Незамінна при оформленні спадщини або закордонних документів, якщо прізвище змінювалось.
Витяг про шлюб із відомостями про другого з подружжя — розширена форма з детальними даними про партнера. Зазвичай вимагається іноземними установами при оформленні ПМЖ, возз'єднанні сім'ї або подачі документів до посольства.
Витяг про розірвання шлюбу — підтверджує факт розлучення. Необхідний для укладення нового шлюбу, поділу майна, зміни документів або оформлення аліментів. Важливий нюанс: якщо розлучення відбулось за рішенням суду без реєстрації в РАЦС, запис може бути відсутній або некоректний — спочатку потрібно внести відповідні зміни до реєстру.
Витяг про смерть — ключовий документ для відкриття спадщини, зняття з реєстрації та переоформлення майна чи банківських рахунків.
Витяг про зміну імені — містить прізвище, ім'я та по батькові до і після зміни. Потрібен при заміні документів, підтвердженні тотожності особи або перереєстрації права власності. Відрізняється від витягу з дошлюбним прізвищем тим, що стосується будь-якої зміни імені, а не лише пов'язаної зі шлюбом.
Витяг про відсутність актового запису — так званий «негативний» витяг, що підтверджує факт відсутності певного запису в реєстрі. Найчастіше потрібен для підтвердження того, що особа ніколи не перебувала у шлюбі — наприклад, при укладенні шлюбу за кордоном.
Вартість і строки
Стандартна вартість витягу становить 73 гривні. Безоплатно документ видається судам, нотаріусам, органам державної влади, а також при оформленні допомоги при народженні або похованні. Витяг видається в день звернення, якщо відомості є в реєстрі. Строк його дії законодавством не обмежений, однак окремі установи — банки, нотаріуси, іноземні органи — можуть вимагати документ не старший за 1–3 місяці.
Як отримати витяг українцям за кордоном
Перебування поза межами України не є перешкодою для отримання документів. Є кілька способів:
Перший — звернутись до консульства або посольства України в країні перебування. Заяву подають особисто, готовий документ отримують поштою або там само.
Другий — надіслати письмовий запит через МЗС України поштою.
Третій — скористатись порталом Дія, якщо відомості є в цифровій базі.
Четвертий — оформити нотаріальну довіреність на довірену особу в Україні та доручити їй отримати дублікат від Вашого імені. Складність цього варіанту обмовлена необхідністю відправки оригіналу довіреності в Україну, зазвичай потребує перекладу та апостилювання довіреності.
П'ятий — скористатись послугами адвоката по витребуванню документів через органи РАЦС. Цей варіант особливо зручний, якщо потрібні одразу кілька документів з різних органів та інстанцій, є складнощі з оформленням витягу через Дію або ж вам потрібен комплекс документів, печатки апостиль та переклади.
Поширені запитання
Чи може чоловік отримати витяг стосовно дружини? Ні. Між подружжям виникають сімейні, а не родинні зв'язки. За законодавством витяг можна отримати лише щодо своїх родичів, підтвердивши родинні стосунки документально.
Що робити, якщо запис відсутній у реєстрі? Необхідно звернутись до архіву відділу РАЦС або державного архіву відповідної області. Після отримання архівних відомостей їх можна внести до реєстру.
Чи є витяг тим самим, що і свідоцтво? Ні. Витяг актуальніший, містить більше інформації і формується щоразу заново на підставі поточного стану реєстру.
