Робота бюро перекладів складається не лише з приймання текстів і передачі готових файлів замовнику. Менеджеру потрібно контролювати терміни, виконавців, вартість робіт, документи та оплату, а зі збільшенням кількості проєктів вести ці процеси вручну стає складніше. Для централізації таких операцій EraTMS програма для бюро перекладів об'єднує керування замовленнями, базами клієнтів і перекладачів, фінансами та звітністю в одному середовищі. Платформа працює через браузер і не потребує встановлення на комп'ютер. Доступ до робочих даних можна отримувати через інтернет із різних пристроїв.
Замовлення від заявки до оплати
EraTMS дає змогу вести проєкт протягом усього робочого циклу. У системі фіксуються статус, термін виконання, команда, вкладені файли, додаткові роботи та витрати. До замовлення можна додавати глосарії та зберігати готові переклади. Передбачені автоматичний розрахунок вартості й статистика документів у форматах PDF, DOC та DOCX. Вбудований планувальник допомагає менеджерам контролювати поточні завдання без окремих таблиць і записів.
Серед основних можливостей платформи:
- ведення замовлень і статусів;
- бази клієнтів, партнерів і перекладачів;
- розрахунок вартості та виплат;
- створення рахунків, договорів і актів;
- звіти та контроль фінансових показників;
Для контролю якості можна призначати редакторів і коректорів та відстежувати окремі етапи виконання. Це допомагає бачити стан проєкту без постійного уточнення інформації в учасників команди.
Фінанси та робота з виконавцями
Окремий блок EraTMS присвячений фінансовому обліку. Платформа дозволяє контролювати доходи, витрати, заборгованість і платежі перекладачам, а також формувати фінансові звіти. Система підтримує прайс-листи в різних валютах та їх поділ за категоріями. Для виконавців можна зберігати історію співпраці, тарифні умови та відомості про результати роботи. Передбачені також KPI та оцінювання ефективності менеджерів.
- Менеджер реєструє нове замовлення та додає необхідні файли.
- До проєкту призначаються перекладачі, редактори та інші виконавці.
- Система фіксує етапи роботи, витрати та розрахунки за проєктом.
- Після завершення формуються потрібні документи та зберігається історія операцій.
Такий порядок створює єдину інформаційну картину для менеджерів, фінансових працівників і керівника бюро.
Дані в одному середовищі
EraTMS розрахована на бюро різного масштабу — від невеликих команд до компаній із великим щоденним потоком проєктів. Рольові права доступу дозволяють розмежувати інформацію для менеджерів, перекладачів і партнерів. Система підтримує електронну комунікацію, звітність, пошук у базах та експорт даних. На офіційному сайті також заявлена синхронізація зі SmartCAT. Хмарний формат допомагає зібрати операційну роботу бюро в одному просторі замість набору розрізнених таблиць, листування та локальних файлів.
Менше ручних операцій
Практична цінність TMS проявляється там, де одночасно ведеться багато замовлень із різними термінами, тарифами та виконавцями. Автоматизація розрахунків і документів скорочує кількість повторюваних дій менеджера. Централізована база спрощує пошук історії співпраці з клієнтом або перекладачем. Звітність дає керівнику дані для оцінки завантаження та фінансових результатів. У результаті команда може витрачати менше часу на адміністративні операції та більше — на керування проєктами й контроль якості перекладу.
