Даже самому маленькому предприятию не обойтись в своей работе без документации. Всевозможные документы создаются с первого дня деятельности организации и играют большую роль на протяжении всего ее существования. Нормативные акты регламентируют способ и сроки хранения документов, порядок их передачи в архив и уничтожения. А с помощью https://reisswolf.ua/ru/ вы можете значительно упростить себе жизнь.
Сложности организации архива на предприятии
Новые документы формируются непрерывно, некоторыми из них приходится пользоваться достаточно часто, а другие следует просто хранить. Для хранения всех бумаг предприятию требуется не только создавать под это новую должность, но и выделять отдельное помещение, оснащать его стеллажами, шкафами на замках, архивными коробами и противопожарной системой.
В этом помещении должна поддерживаться необходимая температура и влажность (в диапазоне 17-19 0С и 50-55% соответственно), а также регулярно проводиться санобработка. При подготовке к архивированию в числе прочего производится экспертиза ценности документации, формируются дела и составляется их опись. На всех этапах работы с документацией следует строго соблюдать последовательность действий и вести постоянный учет.
Все это организовать достаточно сложно, поэтому многие компании прибегают к услугам профессиональных архивов, где процесс хранения и уничтожение документов продуманы до мелочей. Такие организации осуществляют депозитарное хранение документации, предоставляя доступ к ней четко установленному кругу лиц. Для конфиденциальных документов предлагаются особые средства защиты, например, сейфовая ячейка или обособленный архив.
На украинском рынке в 2020 году появилась новая компания Райссвольф, которая предоставляет архивные услуги. Внеофисное хранение документов - одна из ее специализаций. Это авторитетная фирма на рынке архивных услуг в Евросоюзе, которые теперь доступны и для украинских предприятий, а это:
- хранение документов;
- оцифровка архивов;
- все виды архивных услуг;
- конфиденциальное уничтожение документов.
Такие услуги особенно актуальны сейчас, когда в условиях перманентного карантина предприятие может сэкономить на аренде дорогого места в офисе занимаемого документами. При этом документы привозятся по первому требованию и все они доступны удаленно в персональном кабинете у каждого клиента. Документы хранятся в защищенном профессиональном архивохранилище – собственности компании.
Райссвольф - это качественный европейский сервис, строжайшая конфиденциальность, надежный партнер
Эти услуги были доступны и раньше, но только для крупных компаний, теперь с приходом Райссвольф Украина этот сервис стал возможен для средних и небольших компаний, а также частных предпринимателей.
По действующему законодательству каждому документу отводится свой срок хранения, для того, чтобы контролирующие органы могли при необходимости с ними ознакомиться. Для удобства заказчика предоставляются архивные услуги, в рамках которых все бумаги систематизируются и прошиваются. Также создается справочно-учетная документация. Это не только обеспечивает эффективный учет, но и позволяет быстро находить необходимые сведения в массиве бумаг. Благодаря чему перед лицом любой проверки, сверки или инвентаризации предприятие будет «во всеоружии».