В зависимости от масштаба, порой готовиться к конференции можно даже год – выбирать локацию, искать известных спикеров, подбирать интересные темы докладов и т.д. Но все старания могут испортить неприятные мелочи во время мероприятия. Именно поэтому сегодня мы поговорим о том, как же должен вести себя организатор, чтобы конференция прошла «на ура».
ТОП-5 правил для организатора конференции
Приезжайте заранее
Первым человеком, появившимся на локации должен быть именно организатор. Во-первых, будет нетактично и непрофессионально, если спикеры или спонсоры окажутся на площадке раньше. Во-вторых, приехав раньше других, у организатора будет дополнительное время, чтобы еще раз проверить, готов ли конференц-зал (о требованиях к большому конференц-залу можно прочитать тут https://www.ubi-hall.com.ua/halls/business/), все ли члены команды присутствуют на месте и т.д.
Более того, именно эти несколько дополнительных часов можно использовать на решение непредвиденных ситуаций.
Проверьте стойки для регистрации
Ничто так не портит первое впечатление о событии как огромнейшие очереди во время регистрации. Но еще больше это раздражает, когда очередь становится причиной неподготовленности персонала. Поэтому, за 15-20 минут до начала регистрации, члены команды должны уже сидеть за стойками регистрации с готовыми списками гостей, а бейджики должны быть аккуратно разложены на столе.
Важно помнить и о количестве людей, которые будут регистрировать гостей. Их должно быть достаточно много, чтобы не образовывалась очередь.
Определите зоны ответственности каждого члена команды
Перед началом конференции соберите свою команду и еще раз напомните, кто за что отвечает. Это важно для того, чтобы персонал не «кучковался» в одном месте, в то время как гости не знают, у кого спросить, как пройти в зал или где можно выпить кофе.
Более того, четко распределив функции, члены команды будут понимать, за что они ответственны, соответственно, в случае возникновения проблем, именно они будут отвечать за них.
Держите все под своим контролем
Утром перед ивентом нужно максимально проконтролировать людей, с которыми вы сотрудничаете, а также работоспособность техники.
Обзвоните всех подрядчиков и напомните о себе. Это никогда не будет лишним! Проверьте всю технику, которой вы будете пользоваться на конференции – ноутбуки, микрофоны, проекторы, экраны и т.д. Убедитесь, что все розетки находятся в рабочем состоянии, сигнал беспроводного интернета отличный, а качество видео удовлетворяет ваши желания.
Напишите спикерам, напомнив им место проведения конференции.
Еще один совет: попросите спикеров заранее сбросить вам свои презентации. Сохраните их в нескольких форматах и на нескольких носителях.
Также в день конференции еще раз обсудите детали кейтеринга. При заказе выездного обслуживания крайне важно держать персонал в курсе любых переносов времени подачи блюд. Например, после выступления одного из спикеров, гости очень активизировались и начали задавать много вопросов. Соответственно, тайминг конференции сместился, предположим, на 40 минут. Если не сообщить об этом персоналу кейтеринговой компании и не попросить перенести выдачу минимум на пол часа, гостям придется есть холодные блюда и обветренные нарезки.
Помните о чае/кофе. В конференц-зале должно быть место, где гости смогут в любой момент посидеть и выпить чашечку горячего напитка. Например, в залах для проведения мероприятий по ссылке https://www.ubi-hall.com.ua/halls/ расположены кофе и лаундж зоны, где можно устроить небольшое чаепитие, обсудив услышанную во время мероприятия информацию.
Будьте на позитиве
И последнее, но не менее важное правило – это сохранение хорошего настроения, спокойствия и позитива. Во время мероприятия организатор может сталкиваться с разными непредвиденными обстоятельствами и проблемами. К сожалению, от этого никуда не убежать. Но вместе с тем, организатор должен уметь держаться так, как будто ничего не происходит. Гости никогда не должны догадаться, что вы паникуете или нервничаете, потому что что-то идет не так.