Выполнение расчета, начисление заработной платы – сложная трудоемкая работа, которая не всегда укладывается в рамки компетенции штатных специалистов. После обоснования потребности передачи этой части финансовых процессов внешнему исполнителю возникает вопрос о выборе поставщика услуг. Важно заключить договор с таким провайдером, чтобы предполагаемые сроки, сумма возврата вложенных инвестиций не разошлись впоследствии с реальностью, чтобы аутсорсинг расчета заработной платы по стоимости был выгоднее, чем содержание штатного сотрудника или отдела.

В многообразии рыночных предложений легко запутаться, но стоит потратить время на оценку деятельности аутсорсеров, отбор оптимального подрядчика.

Критерии выбора

Мощный аргумент в пользу аутсорсинговой компании по расчету заработной платы – завоеванная репутация. Организации, которые образовались 10–15 лет назад, выдержали жесткую конкуренцию, смены законодательства, правительств, наработали клиентскую аудиторию, заслуживают первостепенного внимания. Рейтинги аутсорсинг-провайдеров Украины можно найти в отчетах специализированных агентств, выбирать стоит из тех, которые имеют самый продолжительный профессиональный опыт и хорошую репутацию.

Внимания заслуживают следующие показатели работы и предложения поставщика услуг:

  1. Аудитория клиентов. При оценке данного фактора нужно узнать количество клиентов, наличие среди них представителей малого, среднего, крупного бизнеса, предприятий вашей отрасли, организаций с нетиповыми алгоритмами начисления заработной платы. Сведения помогут понять, сможет ли провайдер обеспечить сложные расчеты, дать готовые отраслевые решения.
  2. Количество сотрудников. Чем их больше, тем выше вероятность сопровождения множества проектов, ведь успешный аутсорсер не может содержать неокупаемый штат.
  3. Стоимость аутсорсинга. По каждому виду услуг предлагаются базовые тарифы. Основные пакеты дополняются клиенториентированными опциями. Крупные аутсорсинговые компании предлагают конкурентные цены за счет правильно организованных внутренних процессов, использования единой программной платформы.
  4. Профессиональный уровень аудиторов, бухгалтеров, наличие сертификатов, подтверждающих квалификацию.
  5. Скорость реакции на бриф. Если формирование коммерческого предложения затягивается, вероятны задержки в процессе предоставления услуг.
  6. Документы при заключении договора. Кроме самого контракта, добросовестный провайдер предоставляет соглашения о конфиденциальности, об услугах с указанием зоны ответственности. Пакет дополняет договор со страховой компанией о покрытии рисков.
  7. Способ хранения данных о расчете заработной платы. Надежные аутсорсеры обеспечивают хранение на защищенных серверах, в сертифицированных data-центрах, страхуют базы данных.
  8. Наличие доступа к программной платформе через WEB-интерфейс. Опция позволяет заказчикам услуги экономить на программном обеспечении, техподдержке и администрировании.

После успешного выбора аутсорсера по заработной плате начинается повседневная работа, качество которой нужно контролировать путем оценки прописанных в договоре ключевых показателей эффективности.

Измерение и повышение качества услуг

Передавая расчет зарплаты на аутсорсинг, вы поручаете исполнителю конкретные задачи: формирование платежных ведомостей, обработку расчетных листков, начисление больничных, отпускных и проч. Для каждой операции в договоре должен быть обозначен хотя бы один показатель эффективности, например, время расчета, срок сдачи. Они помогают оценить достижение целей, которые ставила организация, переходя на аутсорсинг. Обсудить качество предоставленных услуг можно путем общения с сотрудниками, непосредственно контактирующими с провайдером.

По запросу заказчика аутсорсер может предъявить отчет по итогам квартала, года с перечнем выполненных операций, предоставленных сервисов. Сравнение отчета и стоимости услуг позволяет оценить эффективность аутсорсинга.