Организация конференций и иных деловых мероприятий собственными силами организаций и предприятий требует ощутимых затрат временных и человеческих ресурсов. Именно поэтому большинство компаний предпочитает пользоваться услугами опытных подрядчиков (портал http://zefir-event.com/konferenciya). При этом есть гарантированная уверенность в четком соблюдении сроков и положительном результате.
Ключевой задачей организации конференций является подбор помещения, соответствующего формату и целям события. Согласно общепринятым нормам на одного участника мероприятия должно приходиться, как минимум, полтора метра площади. Дополнительно учитываются проходы вдоль рядов, между рядами, президиум, а также входы и выходы. Уплотненная рассадка (до 1м.кв/чел.) также возможна, но, как правило, приводит к дискомфорту: физическому и психологическому.
Отметим, что организация деловых конференций относится к сертифицированным услугам (ISO-9001), а потому имеет определенный перечень компонентов, с которым можно ознакомиться подробнее. В зависимости от сочетания различных факторов (дней недели, времени года, места расположения зала и пр.), солидные агентства всегда предоставляют скидки по отдельным позициям либо на услугу в целом. К примеру, бонусы на размещение в гостиничных номерах иногда достигают 40%. При комплексном обслуживании зал для заседаний или комнаты для переговоров могут быть предоставлены совершенно бесплатно.
Большинство гостиниц рассматривают варианты скидок по аренде помещений для деловых встреч только лишь при использовании номерного фонда. Обычно это 10% от прейскуранта. Отели уровня четырех-пяти звезд могут предоставлять целый пакет дополнительных услуг. Помимо зала, проживания и питания, они обеспечивают все необходимое оборудование.